نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمان)
برای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP گفته می شود تعاریف بسیاری موجود می باشد اما در کل می توان ای آر پی را شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی دانست که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق ثبت و مدیریت می‌نماید.
۴ منبع (Man, Machine, Material, Money)یا (مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی) مهمترین منابعی می باشند که در مفهوم ERP مورد استفاده قرار می گیرند و شرکت های فعال در صنعت ای آر پی با کمک به مدیریت دقیق این منابع در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد سازمان های دیگر اقدام می نمایند. درواقع نرم افزار های ERP ابزاری می باشند تا بین همه فرایندهای مالی، لجستیک و تولید ارتباط برقرار کرده و در قالب یک نرم‌افزار جامع و یکپارچه گرد هم می آورد تا متخصصان بتوانند از این اطلاعات برای بهبود عملکرد سازمان استفاده نمایند.
تاریخچه پیدایش ERP:
تاریخچه مدیریت منابع سازمانی به ۱۰۰ سال گذشته بر می گردد که در سال ۱۹۱۳، مهندس فورد وایتمن هریس مدل جدیدی مبتنی بر کاغذ جهت مدیریت و زمان بندی تولید به نام EOQ طراحی کرد که می توان سرآغاز این صنعت دانست .
EOQ برای چندین دهه به شکل استاندارد توسط شرکت های تولیدی مورد استفاده قرار می گرفت تا اینکه در سال 1964 به کمک یک راهکار خاص برنامه ریزی نیازمندی های مادی (MRP) و ترکیب کردن آن با EOQ توانستند تغییری بزرگ در این حوزه به وجود آوردند و این ابزار جدید تا سال 1983 که نسخه دوم آن با نام MRP ll شناخته می شد به شکل گسترده ای مورد استفاده قرار گرفت.
با پیشرفت تکنولوژی در دهه هفتاد و هشتاد میلادی، مفهوم های مختلف و مشابه به MRP ll شروع به شکل گیری کردند تا مدیریت تولید، حسابرسی مالی، مدیریت ارتباط با مشتری و منابع انسانی را به صورت یکپارچه بر عهده بگیرند که در نهایت سال 1990، کارشناسان فناوری برای این دسته بندی از نرم افزار ها نام تخصصی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) را در نظر گرفتند.
نحوه عملکرد یک شرکت ERP در سازمان ها:
متاسفانه در کشور عزیزمان ایران شرکت های فعال در زمینه ERP توسط تبلیغات های گسترده باور های اشتباهی با هدف کسب سود بیشتر در ذهن مشتریان و مدیران نهادینه کرده اند.
همانطور که از تاریخچه پیدایش ERP مشخص می باشد،ERP با هدف افزایش بهره‌وری در سازمان مخصوصا خطوط تولید شکل گرفته است بنابراین مهمترین و اصلی ترین هدف شرکت های ارائه دهنده ERP پیاده سازی نرم افزار نمی باشد بلکه نرم افزار ERP ساخته شده توسط هر شرکت، صرفاً ابزاری تخصصی منحصر به فرد جهت تحقق این امر در سازمان مشتریان خود می باشد.
به این ترتیب اگر بهترین نرم افزار ERP موجود در جهان را خریداری نمایید اما شرکت فروشنده پس از فروش و نصب، قدمی در خصوص بهبود عملکرد سازمان شما انجام ندهد می توان گفت ERP در سازمان شما پیاده سازی نشده و صرفا نام و هزینه های یک نرم افزار ERP را به دوش می کشید.مراحل پیاده سازی ERP در سازمان شامل سه بخش می باشد.
مراحل پیاده سازی ERP در سازمان :
خرید لایسنس نرم افزار:
در این بخش شرکت یا سازمان مشتری با عقد قرارداد امتیاز استفاده از نرم افزار ERP را خریداری می نماید. توجه داشته باشید که شرکت های تولید کننده ERP مانند تمامی فعالان دیگر حوضه نرم افزار می بایست پس از فروش لایسنس خدمات فنی درخصوص ارائه سرویس پک و برطرف کردن مشکلات یا به اصلاح باگ های نرم افزاری را به صورت رایگان انجام دهند به طور مثال شما اگر لایسنس ویندوز را از شرکت مایکروسافت خریداری نمایید به صورت مکرر و خودکار آپدیت های جدید را دریافت می نماید و مشکلات نسخه قبلی برطرف شده و امکانات جدید اضافه می شود و شما به عنوان مشتری هزینه مجددی را درخصوص آن پرداخت نمی نمایید.
متاسفانه در ایران اکثر شرکت های ارائه دهنده با کم لطفی از ارائه این خدمات چشم پوشی کرده و به وظیفه خود در حل مشکلات سیستم ERP عمل نمی نمایند یا حتی به صورت عمدی با عدم برطرف کردن برخی از مشکلات نرم افزار، مشتریان را به خود وابسته کرده و از آن به عنوان اهرم فشار جهت عقد قرارداد پشتیبانی سالیانه استفاده می کنند.
استقرار:
برنامه ERP توسط هر سازمان فعال در این صنعت به صورت تخصصی ساخته می شود در نتیجه نصب و راه اندازی آن در یک سازمان نیاز به تخصص های متفاوت در علوم شبکه IT ، مالی، مدیریت و… دارد. پس از راه اندازی فنی در سرور شرکت مشتری، متخصصان با بررسی فرایند های مختلف واحدهای سازمان مشتری اقدام به سیستماتیک کردن فرایندها کرده و سپس با آموزش به کارمندان و ارجاع وظایف جهت ثبت اطلاعات سیستم ERP را در سازمان جاری می نمایند. در این مرحله با سیستماتیک شدن و حذف کاغذ های اضافه و ایجاد ارتباط سریع و مطمعن برخی از هزینه ها کاهش میابد.
پشتیبانی:
بخش پشتیبانی صنعت ERP در ایران خود به سه قسمت تقسیم می شود.
قسمت اول ایجاد ارتباط مستقیم جهت ارتباط کاربران برای گزارش خرابی یا ارائه ایده جهت توسئه نرم افزار می باشد که معمولا از طریق سامانه تیکت انجام می گیرد. همانطور که گفته شد این قسمت باید رایگان ارائه گردد و هزینه آن در خرید لایسنس نرم افزار گنجانده می شود.
قسمت دوم در راستای مشاوره و حل مشکلات در سطوح کارمندان بوده تا به کاربران استفاده درست و اصولی در اصلاح و ایجاد فرایند یا ساخت گزارش کمک نمایند که معمولا با تماس کارمندان به واحد پشتیبانی یا سامانه تیکت آغاز می گیرد.
قسمت سوم در سطوح مدیریتی بوده که واحد پشتیبانی با بررسی عملکرد سازمان و ارائه راهکارهای ERP مبتنی بر نرم افزار به مدیران سازمان، تغییر و اصلاح ساختاری دورن سازمانی ایجاد می نمایند که منجرب به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه ها خواهد شد.
مزایای استفاده از نرم افزار ERP :
مزایا و معایب سیستم‌های ERP با توجه به تحلیل، معماری و تکنولژی های مورد استفاده در ساخت آن می تواند متفاوت باشد و مزایای گفته شده برپایه نرم افزار ERP شرکت آوید سامانه رایمون می باشد.
بعضی از مزایای مهم استفاده از نرم افزار ERP عبارتند از:
- کاهش هزینه‌ها در کلیه واحدهای سازمان نظیر کاهش هزینه‌های استفاده از برگه، کنترل موجودی انبار، هزینه منابع انسانی، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت اطلاعات مالی و…
- افزایش سرعت و بازدهی در فرایند های سازمان
- دسترسی سریع، آسان ، آنلاین و دقیق به داده‌ها در سطح مدیریتی و کارمندی
- افزایش چابکی تیم های مدیریتی و تصمیم گیرنده در رویارویی با بحران
- استاندارد سازی فرایندها طبق معیار های جهانی
- برنامه ریزی دقیق در بازه های کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت
- ایجاد شفافیت و کاهش دزدی و هدر رفت منابع در سازمان
- ایجاد یکپارچگی و انسجام اطلاعات ، داده‌ها و کاهش مغایرت با واقعیت موجود
- ایجاد هماهنگی و سرعت همکاری درون سازمانی بین واحدهای مختلف ، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی
- افزایش کار تیمی
- ساده‌سازی در فرایندها
- کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات، پشتیبانی، مشاوره و آموزش کاربران
- ریشه یابی دقیق مشکلات سازمان
- دریافت آمار عملکرد به تفکیک هر واحد ، مرکز هزینه ، پرسنل یا دستگاه
- افزایش امنیت و حقوق دسترسی در سطح کاربران
- قابلیت ثبت یا نمایش اطلاعات از هر نقطعه از جهان
- قابلیت دریافت اطلاعات در کامپیوتر، لپتاپ، تبلت یا موبایل
- مدیریت دقیق پیمانکار و تامین کنندگان
- افزایش رضایت مشتریان و پیمانکار ها
- بهبود ارسال به موقع
- بهبود سیکل تولید و کاهش توقفات
- بدست آوردن دقیق بهای تمام شده محصولات یا خدمات
- حذف هزینه های بلند مدت جهت تغییر نرم افزار با رشد و بزرگ شدن سازمان
erp چیست